Створення бланка документа

ГОСТ Р 6.30-97 вимагає строгого дотримання полів сторінки документа і розташування полів постійних і змінних реквізитів.

До початку роботи з документом слід вибрати розмір паперу і встановити необхідні поля сторінки документа. Для цього слід виконати команду Файл - Параметри сторінки... і у вкладках Розмір паперу і Поля діалогового вікна Параметри сторінки встановити необхідні параметри.

Після установки параметрів сторінки слід розмітити розташування реквізитів документа. Розмітка сторінки створюється за допомогою вставки таблиць.

При розмітці розташування реквізитів 01-12, 14-15, 17 на форматі А4 кутового бланка вставляється таблиця з п'яти рядків і трьох стовпців (мал. 30). Після цього необхідно встановити потрібні відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 розмірів полів реквізитів.

Мал. 30. Розмітка сторінки для заповнення постійних реквізитів кутового бланка

Слід встановити ширину стовпця 1 - 7,3 см, ширину стовпця 2 - 1,4 см, ширину стовпця 3 - 7,8 див. Слід встановити висоту рядка 1 - Мінімум 1,7 см, висоту рядка 2 - Мінімум 3,4 см, висоту рядка 3 - Мінімум 2,2 см, висоту рядка 4 - Мінімум 1,8 см, висоту рядка 5 - Мінімум 1,3 див. Після створення таблиці слід зняти обрамлення меж таблиці.

Реквізит 01 (або 02, або 03) розміщують в осередку 1, реквізити 04-08 розміщують в осередку 2, реквізити 09-12 розміщують в осередку 3, реквізит 17 розміщують в осередку 4, реквізити 14-15 розміщують в осередку 5. Решта осередків не заповнюється.

При розмітці розташування реквізитів 01-12, 14-15, 17 на форматі А4 подовжнього бланка вставляється таблиця з шести рядків і трьох стовпців (мал. 31). Слід встановити ширину стовпця 1 - 7,3 см, ширину стовпця 2 - 1,4 см, ширину стовпця 3 - 7,8 див. Слід встановити висоту рядка 1 - Мінімум 1,7 см, висоту рядка 2 - Мінімум 2,0 см, висоту рядка 3 - Мінімум 1,0 см, висоту рядка 4 - Мінімум 1,2 см, висоту рядка 5 - Мінімум 1,8 см, висоту рядка 6 - Мінімум 1,3 див. Осередки рядків 1 і 2 необхідно об'єднати, слід об'єднати два осередки стовпця 3, а осередки рядка 3 необхідно об'єднати і розбити на три рівні осередки, як це показано на мал. 31.

Мал. 31. Розмітка сторінки для заповнення постійних реквізитів подовжнього бланка

Після створення таблиці слід зняти обрамлення меж таблиці.

Реквізит 01 (або 02, або 03) розміщують в осередку 1, реквізити 04-08 розміщують в осередку 2, реквізити 09, 10 розміщують в осередку 3, реквізит 12 розміщують в осередку 4, реквізит 11 розміщують в осередку 5, реквізити 14-15 розміщуються в осередку 6, реквізит 17 розміщується в осередку 7. Решта осередків не заповнюється.

Незалежно від виду бланка реквізит текст (19) заповнюється на сторінці нижче створеної таблиці.

Для розміщення реквізиту 201 слідує після заповнення реквізиту 19 вставити 1-2 порожніх рядки.

Для розміщення реквізиту 21 слідує після заповнення реквізиту 19 або 20 вставити 1-2 порожніх рядки, а потім вставити таблицю з трьох стовпців і одного рядка (мал. 32). Слід встановити ширину стовпця 1 - 7,3 см, ширину стовпця 2 - 4,2 см, ширину стовпця 3 - 5,0 див. Після створення таблиці слід зняти обрамлення меж таблиці.

Мал. 32. Розмітка сторінки для розміщення реквізиту 21

У осередку 1 розміщують найменування посади, в осередку 3 розміщують розшифровку підпису. Осередок 2 залишають порожній.

Для розміщення реквізиту 21 при підписанні документа декількома особами одного рангу слідує після заповнення реквізиту 19 або 20 вставити 1-2 порожніх рядки, а потім вставити таблицю з необхідного числа стовпців і одного рядка. Після створення таблиці слід зняти обрамлення меж таблиці.

Для розміщення реквізиту 26 необхідно вставити рамку напису. Обрамлення і заливку напису слід видалити. Слід встановити висоту напису - 2 см, ширину - 7,3 див. Слід встановити положення «напису» по горизонталі - 0 см щодо Поля, по вертикалі - 24 см щодо Поля; встановити відмітки Переміщати разом з текстом, Встановити прив'язку. Вибрати обтікання Зверху і знизу.

Після розмітки сторінки можна приступати до введення тексту. Текст документа вводиться відповідно до правил, вказаних вище.

¹Заповнюється при неоюходімості.