Схема руху витікаючих документів

Проходження витікаючих документів включає:

складання проекту документа;

його виготовлення;

узгодження (візування);

підписання;

твердження (якщо необхідно);

реєстрацію;

експедиційну обробку;

сортування по способах відправки;

відправку.

Виготовлення документів

Рукопис документа має бути оформлена у відповідності правилами складання і оформлення ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУУ має право прийняти в роботу тільки рукопис, написаний чорнилом або пастою тільки чорного, синього або фіолетового кольору.

Відповідальність за зміст і оформлення документа несе виконавець (автор тексту).

На підпис або твердження документи мають бути представлені керівникові разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися. Витікаючі документи реєструються тільки після підпису посадової особи.

Вся витікаюча кореспонденція повинна оброблятися централізованою експедицією (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції). За відсутності експедиції обробку кореспонденції проводить секретар.

Експедиційна обробка

В ході експедиційної обробки перевіряється правильність оформлення:

наявність підпису (зокрема рівень повноважень особи, що підписала документ);

наявність друку (якщо вона необхідна);

наявність дати і реєстраційного номера;

правильність адресації;

наявність всіх сторінок і всіх вказаних застосувань.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправці документа поштою, факсом, з кур'єром. Якщо документ оформлений неправильно або представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцеві для доопрацювання.

Сортування

Після експедиційної обробки кореспонденція має бути розсортована за способом відправки:

документи, що відправляються поштою;

документи, що відправляються факсом;

документи, що відправляються з кур'єрами.

При сортуванні необхідно враховувати, що факсимільний зв'язок служить тільки для оперативного обміну інформацією. Факсимільне повідомлення має статус незавіреної копії і юридично не є достовірним документом. Не рекомендується відправляти факсом багатосторінкові документи і вітальні листи.

Відправка

Для відправки кореспонденції поштою її поміщають в конверти. Документи, що направляються в одну адресу, вкладають разом в один конверт. Доцільно використовувати конверти, на які нанесений логотип фірми і її зворотна адреса. При відправці кореспонденції в державні інстанції листи формату А4 не складають.

Вся кореспонденція за винятком масової вітальної розсилки має бути відправлена рекомендованими листами. Оформлення рекомендованих листів (якщо їх більше п'яти) припускає складання реєстру. До реєстру вносяться не документи, а конверти з кореспонденцією. Реєстр складається в двох екземплярах, кожен з яких підписується укладачем. Один екземпляр реєстру завіряється друком організації. Екземпляр з друком залишається у відділенні зв'язку, а екземпляр з поштовим штемпелем поміщається у відповідну справу.

При отриманні кореспонденції, доставленої кур'єром, кожна організація-одержувач повинна проставити на повертаній копії дату отримання, час (якщо необхідно), посаду, особистий підпис і розшифровку підпису особи, що отримала документ.