Журнальна форма реєстрації документів

rudn.club - Допомога по офісній роботі з документами

:: Меню ::

	Головна
	Введення
	1. Оформлення організаційно-розпорядливих документів
	2. Оформлення видів організаційно розпорядливих документів
	3. Організація документообігу. Документопотоки
	4. Реєстрація і контроль виконання документів
	5. Коротка характеристика системи електроного документообігу
	6. Систематизація документів і підготовка справ до передачі на зберігання в державні архіви
	7. Персональний комп'ютер в роботі секретаря-референта
	8. Додатки
	9. Новини
	Братани
Карта сайту

	Добавити у вибране

:: Друзі ::

Сутінки

:: Лічильники ::

Журнальна форма реєстрації документів

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Дата поступлення і реєстраційний номер	Корреспондент, дата і номер документа	Короткий зміст	Розпроділення і перерозпроділення	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.

Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента).

У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4 датуються.

У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції

Дата і реєстраційний номер	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про зберігання
1	2	3	4

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.

У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

Дата і реєстраційний номер	Короткий зміст	Виконавці	Термін виконання	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).

Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.

Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.

:: Реклама ::

:: Посилання ::

:: Рекомендуємо ::