Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій:

контроль виконання по суті поставлених завдань;

сроковий контроль.

Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів.

Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ).

У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:

1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в

документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може

бути:

резолюція керівника (16);

аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.

2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра».

При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів.

При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання.

Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.

3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).

4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).

5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.

6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.