1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається і звільняється директором.

1.2. Основними завданнями секретаря-референта є документаційне і організаційне забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Секретар-референт підкоряється безпосередньо директорові підприємства.

1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:

законодавчими актами РФ;

Статутом підприємства;

Положенням про функціональні служби підприємства;

наказами (вказівками) керівництва підприємства;

нормативно-методичними матеріалами по організації діловодства;

справжньою посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою, середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.

1.6. Секретар-референт повинен володіти питаннями:

перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;

організації роботи з документами, складання документації;

організації управлінської праці;

застосування засобів обчислювальної і організаційної техніки;

культури праці і службової етики;

охорона праці, техніка безпеки і протипожежного захисту.

   На секретаря-референта покладаються наступні функції:

2.1. Довідково-інформаційне обслуговування по документах підприємства.

2.2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.

2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.

2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.

2.5. Ведення і оформлення кадрової документації і обліку (у разі відсутності інспектора по персоналу).

3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів.

3.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, довідково-інформаційне обслуговування і зберігання документної інформації.

3.3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження, затвердження документів, що представляються на підпис керівництву підприємства.

3.4. Здійснювати контроль виконання документів і доручень керівництва, приймати оперативні заходи, направлені на своєчасного і якісного їх виконання.

3.5. Здійснювати організацію підготовки, ухвалення рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, що надаються керівництву, давати по ним компетентні висновки.

3.6. Здійснювати оперативний зв'язок із сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами по питаннях поточної діяльності підприємства (телефон, факс, електронна пошта, Інтернет і т. п.).

3.7. Вести прийом відвідувачів.

3.8. Виконувати роботу по документаційному забезпеченню кадрової діяльності підприємства:

оформлення наказів по особовому складу;

оформлення особистих карток форми Т-2 (Т-2а) або особистих справ;

оформлення трудових книжок;

оформлення і ведення трудових контрактів (договорів);

оформлення командировочних документів;

оформлення листів непрацездатності;

ведення табеля обліку робочого часу;

видача довідок про трудовий стаж і зарплату.

3.9. Забезпечувати виготовлення документів і копіює-розмножувальні роботи із застосуванням сучасних засобів офісної оргтехніки.

3.10. Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або на знищення.

3.11. Виконувати окремі доручення керівництва за профілем фінансово-господарської діяльності підприємства.

    Секретар-референт має право:

4.1. Запрошувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.

4.3.требовать від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання і оформлення (ГОСТ Р 6.30-97).

4.4. Візувати управлінські документи в рамках своєї компетенції.

4.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню документаційного забезпечення діяльності підприємства, вдосконаленню форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в діяльності підприємства.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф «КТ» або «Конфіденційно».

4.8. Ухвалювати рішення в межах своєї компетенції.

4.9. Взаємодіяти зі всіма службами (співробітниками) підприємства по питаннях перевірки виконання документів і представлення необхідної інформації керівництву.

     Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Якість документів, що надаються на підпис керівництву підприємства.

5.2. Недбале, недбале відношення до реєстрації і контролю виконання документів.

5.3. Збереження документації, розголошування відомостей, що мають гриф «Конфіденційно» або «КТ».

5.4. Нечітке і невчасне виконання посадових обов'язків, передбачених справжньою інструкцією.