Протокол - довідково-інформаційний документ, що фіксує хід обговорення питань і рішення (ухвали), прийняті колегіальним органом. Колегіальність - принцип управління, при якому керівництво здійснюється не едінолічно, а групою осіб, що володіють рівними правами при вирішенні питань; форма ухвалення рішень, при якій враховується колективна думка, використовується метод обговорення. Формуляр протоколу:

постійні реквізити "єдиного" бланка:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (ПРОТОКОЛ);

змінні реквізити "єдиного" бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (місце; де відбулося засідання) (12);

заголовок (17);

текст (19);

відмітка про наявність додатку (20) 1;

підписи (21).

На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. В тому випадку, якщо засідання продовжувалося декілька днів, указується дата почала засідання і через тире - закінчення. Наприклад: 19-20.09.99.

Заголовок протоколу відповідає на питання «чого?» і містить вказівку вигляду колегіальній діяльності (засідання, збори, наради) і назви колегіального органу в родовому відмінку. Назва виду засідання узгоджується з назвою колегіального органу. Починається заголовок з прописної букви. Наприклад:

або

або

Текст протоколу ділиться на дві частини: ввідну, де вказані прізвища і ініціали голови, секретаря, присутніх, посади, прізвища і ініціали запрошених і порядок денний, і основну, фіксуючу хід засідання.

Ввідна частина протоколу оформляється по наступній схемі:

Голова - Фамілія і.О.

Секретар - Фамілія і.О.

Присутні: (перераховуються прізвища і ініціали членів колегіального органу за абеткою прізвищ).

Якщо на засіданні було присутньо більше 15 чоловік, указується загальна кількість присутніх і дається посилання на список учасників. Наприклад:

Присутні: 26 чіл. (список додається)

або

Присутні: 120 чіл. (реєстраційний лист додається)

Запрошені:

або

Запрошені: перераховуються посади, прізвища і ініціали осіб, запрошених на засідання (по убуванню посадових рангів)

Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на обговорення колегіального органу (пункти порядку денного). Кожен пункт нумерується арабськими цифрами і відповідає на питання «про що?». Наприклад:

Порядок денний:

1. Про проект виробництва продукції спільно с...

Доповідь (кого?) посада Фамілія і.О.

2. Про участь в галузевій виставці...

Доповідь (кого?) посада Фамілія і.О.

Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожному пункту можуть бути наступні частини:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ):

Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

Слово СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться після цифри, що позначає порядковий номер питання. Прізвище і ініціали доповідача і що виступали в дебатах указуються з нового рядка з абзаца. Після ініціалів доповідача через тире фіксуються основні положення доповіді. Зміст виступів висловлюється від третьої особи однини і, як правило, починається з дієслова в минулому часі (підтримав, спростував, поставив під сумнів, схвалив, заперечив, відзначив, підкреслив і тому подібне).

Послідовність запису виступів визначається порядком обговорення.

Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після ініціалів доповідача або що виступив указується; текст (тези) доповіді (виступи) додається (додаються).

Після доповіді або кожного виступу, якщо необхідно, послідовно записуються питання і відповіді на них. Наприклад:

Фамілія і.О. - як здійснюватиметься перепідготовка фахівців?

Фамілія і.О. -...

Питання і відповіді фіксуються тільки в тому випадку, якщо, відповідаючи на

питання, доповідач або що виступав торкнулися тем, що не знайшли віддзеркалення в доповіді (виступі).

Завершуюча частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис ухваленого з обговорюваного питання рішення (ухвали). Рішення нумерується арабськими цифрами з вказівкою пунктів і підпунктів. Номер пункту відповідає номеру обговорюваного питання.

На кожному засіданні колегіальний орган за всіма пунктами порядку денного приймає або рішення (ВИРІШИЛИ:) або ухвала (УХВАЛИЛИ:). Ухвалююча частина рішень має бути конкретною і, при необхідності, містити відомості про виконавця, суть доручення і терміни його виконання.

Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20).

Підписують протокол голова і секретар зборів. Наприклад:

Приклад оформлення протоколу приведений в додатку.

По облиште освітлення ходу обговорення питань протоколи діляться на повні, короткі і скорочені.

У короткій формі протоколу не фіксується процес обговорення питань, тобто в основній частині відсутні позиції СЛУХАЛИ і ВИСТУПИЛИ.

У скороченій формі протоколу відсутні слова «Порядок денний». Указується порядковий номер питання, його формулювання і (на окремому рядку) перераховуються відповідно до порядку обговорення прізвища і ініціали осіб, що виступили з доповідями або повідомленнями. Зміст виступів не розкривається. Наприклад:

Про виробництво продукції спільно з фірмою...

(Фамілія і.О., Фамілія і.О., Фамілія і.О., Прізвище )В.о.

Далі фіксується рішення (ухвала) з даного питання аналогічно повній формі протоколу.

Якщо необхідно проінформувати партнера про рішення, прийняті щодо спільної діяльності, тобто повідомити частину інформації, що міститься в оригіналі документа, оформляють виписку з протоколу.

Приклад оформлення виписки з протоколу приведений в  додатку.

¹Заповнюється при необхідності.