Наказ - основний розпорядливий документ, що найчастіше зустрічається в практиці управління. Накази видаються керівником організації, що діє на основі єдиноначальності, тобто підписати наказ має право тільки перша особа організації або особа, виконуюча його обов'язки, якщо це оформлено в установленому порядку. Накази видаються по питаннях адміністративної діяльності, що вимагають правового рішення.

У будь-якій організації існують дві групи наказів: накази по основній діяльності і накази по особовому складу. Наказ по основній діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення по питаннях виробничо-господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, вдосконалення структури і організації роботи підприємства (створення, зміна масштабу діяльності, ліквідація структурного підрозділу, твердження або зміна положень, інструкцій, правив, планів, структури, призначення комісій і так далі).

Готує проект наказу структурний підрозділ або посадова особа, до роботи якого він матиме відношення або діяльність якого пов'язана з його виконання.

Формуляр наказу:

постійні реквізити "єдиного" бланка:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (НАКАЗ);

змінні реквізити "єдиного" бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

відмітка про наявність додатку (20) 1;

підпис (21);

візи (23).

Заголовок наказу (17) відповідає на питання «про що?». Наприклад:

або

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядливої частин.

У констатуючій частині висловлюють факти, міркування, тобто підстава (мотиви) видання наказу. Як правило, констатуюча частину наказу починається із слів В цілях..., З метою..., Відповідно до ... (посилання на нормативний документ), На підставі... (посилання на нормативний документ або на документ вищестоящої організації), У зв'язку... і так далі У констатуючій частині наказу можуть бути перераховані факти, події, що послужили підставою для його видання, дана оцінка ситуації. Констатуючу частину наказу можна опустити, якщо розпорядлива частина не потребує обгрунтування.

У розпорядливій частині перераховують дії, що наказують. Розпорядлива частина починається із слова НАКАЗУЮ, яке указується прописними буквами завжди на окремому рядку від межі лівого поля.

Розпорядлива частина ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожен пункт повинен відповідати на питання «кому? що? коли зробити?». Як відповідь на питання «кому?» указують посаду (у давальному відмінку), прізвище (у давальному відмінку), ініціали виконавця. Наприклад:

1. Комерційному директорові Іванову і.І....

Якщо доручення дається декільком виконавцям, що мають однакову посаду, то після узагальненого найменування посади в дужках перераховуються прізвища виконавців (у давальному відмінку) і їх ініціали. Наприклад:

1. Начальникам відділів (Іванову і.І., Петрову п.П., Сидорову )С.С....

Як виконавці в наказі указують тільки заступників першої особи або керівників структурних підрозділів.

Дія, що наказує, виражається дієсловом в невизначеній формі, наприклад: підготувати, обеспечить/організовать, розробити і представити на розгляд (якщо проект має бути підписаний) або ... на твердження (якщо документ підлягає твердженню).

Термін виконання доручення фіксується тільки трьома парами арабських цифр. Наприклад: Термін 23.09.99 або ... до 23.09.99 або ... до 23.09.99.

Пункт наказу може бути роздільний на підпункти, якщо: одному виконавцеві дається декілька доручень; декільком виконавцям встановлений загальний термін виконання; доручення, дане декільком виконавцям, формулюється однаково.

У останньому пункті розпорядливої частини указують посади (у родовому відмінку), прізвища (у родовому відмінку), ініціали конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконання розпорядливих документів. Наприклад:

3. Контроль за виконання наказу покласти на заступника директора по виробництву Іванова і.І.

або

3. Контроль за виконання наказу залишаю за собою.

або

3. Контроль за виконання пп.1,2 покласти на заступника директора по виробництву Іванова і.І., п.із залишаю за собою.

Як контролери повинні указуватися особи, чий посадовий ранг вищий за посадовий ранг виконавців.

Якщо наказом затверджуються або вводяться в дію нормативні документи, то в розпорядливій частині можуть не указуватися виконавці, терміни виконання і контролери. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Утвердіть інструкцію по діловодству.

2. Ввести в дію інструкцію з 10.10.99

Якщо виконавцеві дається постійне доручення, то замість терміну указують періодичність його виконання. Наприклад:

1.... забезпечити представлення щотижневого зведення ....

Наказ набуває чинності з моменту підписання.

Формулювання наказу мають бути вичерпно точними, конкретними, не допускаючими різних тлумачень. Не допускається використання дієслів «підвищити», «поліпшити», «активізувати», «підсилити», «звернути увагу», прикметника «необхідне» і мовних конструкцій типу «якщо..., то...»,

«тоді, коли ...».

Приклади наказів приведені в додатку.

Складання і оформлення вказівок

Вказівка - правовий акт, що видається по наступних питаннях:

інформаційно-методичні;

організація виконання наказів, інструкцій;

оформлення вирішення оперативних питань.

Вказівки оформляються аналогічно наказам. Розпорядлива частина вказівки починається із слів ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ'ЯЗУЮ.

Коло, мають право підписати вказівку, осіб визначається Положенням про документаційне забезпечення управління або наказом її керівника.

Складання і оформлення розпоряджень

Розпорядження - правовий акт, що видається для вирішення оперативних питань. Розпорядження оформляються аналогічно наказам. У розпорядженні може бути відсутньою констатуюча частина і слова ПРОПОНУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ або ВВАЖАЮ ЗА НЕОБХІДНЕ:.

Коло, мають право підписати розпорядження, осіб визначається Положенням про документаційне забезпечення управління або наказом її керівника.

16 Заповнюється при необхідності.