Загальна характеристика систем

Системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД) переслідують досягнення наступних цілей:

забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання;

створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуальної продуктивної праці по змістовній і смисловій роботі з документами і зниження трудовитрат на рутинні операції;

забезпечення підвищення якості документів, що створюються в організації;

забезпечення автоматизованого контролю за проходженням документів в підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання відправки або оформлення в справу, своєчасне інформування співробітників і керівництво про документи, що поступили і створюваних;

забезпечення автоматизованого попереджуючого контролю за своєчасного виконання документів, доручень найвищих органів державній владі і управління, доручень і вказівці керівництва організації, оперативне отримання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа;

скорочення термінів проходження і виконання документів;

забезпечення централізованого зберігання текстів доку ментів, підготовлених в електронній формі і їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів) з можливістю організації логічного скріплення документів, що відносяться до одного питання і оперативного пошуку (підбірки) документів по тематичному набору реквізитів.

Впровадження програмної системи автоматизації діловодства і документообігу створює апаратно-програмну основу для єдиної системи САДД, що охоплює всі підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:

забезпечується єдиний порядок індивідуальної і сумісної роботи з документами в підрозділах організації;

об'єднуються потоки електронних документів між підрозділами організації.