Основні характеристики систем діловодства і документообігу

Система Справа-96

Система автоматизації діловодства і документообігу Справа-96 призначена для автоматизації діловодної діяльності (заснованою на традиційних вітчизняних технологіях і закріплених відповідними стандартами) і документаційного забезпечення управлінської діяльності державних організацій.

Система Справу-96 забезпечує виконання наступних можливостей.

1. Відстежування всіх етапів діловодних операцій і результатів виконання робіт по основних функціональних процесах організацій і установ.

2. Єдину реєстрацію всієї кореспонденції, що поступає, включаючи листи і звернення громадян шляхом створення реєстраційної картки, в яку заносяться відомості про документ, з подальшим напрямом кореспонденції на розгляд керівництву і в структурні підрозділи. Реєструються як документи, що поступили ззовні, так і документи, створені усередині підрозділів. До їх числа відносяться вхідні, витікаючі документи, листи і звернення громадян.

3. Введення текстів резолюцій, включаючи повторні, і призначення виконавців по ним.

4. Напрям резолюцій і документів на робочі місця користувачів-виконавців.

5. Пересилку звітів виконавців по документу відповідальним виконавцям і/або авторам резолюцій.

6. Реєстрацію руху документів (документообігу) усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій, звіти про виконання, узгодження (візування) документів.

7. Здійснення контролю за своєчасного виконання доручень, звернень установ, організацій, резолюцій і вказівок керівництва; перевірка правильності і своєчасності виконання документів.

8. Об'єднання і групування документів, зареєстрованих в системі діловодства, по різних ознаках.

9. Виконання пошуку по сукупності реквізитів реєстраційних карток і резолюцій з метою здійснення функцій контролю виконання документів і резолюцій і ведення довідково-аналітичної роботи.

10. Введення відомостей про відправку витікаючих документів адресатам із створенням реєстрів розсилки документів.

11. Отримання згідно правилам, що діють, і інструкціям інформаційних матеріалів, зведень, звітів для надання керівництву.

12. Отримання і вивід на друк статистичних довідок і звітів, а також реєстраційних карток для забезпечення сумісності з традиційною («паперовою») технологією діловодства.

13. Зберігання електронних образів документів.

14. Списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ і, при необхідності, витягання їх із справи.

15. Протоколювання роботи користувача з системою, включаючи роботу з реєстраційними картками і резолюціями.

У останній версії системи підтримується доступ до документів за допомогою Internet технології.