Справа - «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обложку»1.

Формування справи - «групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині дела»2.

При формуванні справ використовуються наступні ознаки закладу справ (класифікаційні ознаки):

номінальний (по видах і різновидах документів) - накази, вказівки, протоколи, акти, довідки і т.д.;

наочно-питальний (за змістом). Наприклад: «Документи про модернізацію устаткування (доповідні записки, графіки, кошториси, звіти)»;

авторський (документи одного автора групуються в одну справу). Наприклад: «Протоколи зборів трудового колективу фірми «Зоря» за 1998 рік» або «Документи про спільну діяльність з фірмою «Ікс» (договір, акти здачі-прийому виконаних робіт, протоколи)»;

кореспондентський;

по грифові обмеження доступу до документа (13).

Усередині поділа документи розташовують по алфавітному, нумераційному (накази, протоколи), географічному (листування) і ін. ознакам.

Основна ознака угрупування документів - питально-логічний, тобто документи розташовуються в справі в логічній послідовності рішення питання. Справа повинна відображати історію рішення питання.

Категорично неприпустимо як ознака систематизації використовувати спосіб відправки документів («листи окремо, факси окремо») і формувати в окремі справи вхідні і витікаючі листи.

При формуванні документи в справи необхідно враховувати наступні вимоги.

1. У справу поміщаються:

виконані документи;

правильно (відповідно до ГОСТ Р 6.30-97) оформлені документи;

один екземпляр кожного документа (оригінал або завірена копія);

документи одного року (за винятком перехідних дел3).

2. Чернетки документів в справу не поміщаються. Плани і звіти зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за змістом («План роботи... на 1998 рік», «Звіт про роботу... у 1998 році» повинні зберігатися в справах 1998 року).

3. Додатки, незалежно від дати їх твердження або складання, поміщаються після основних документів.

4. Справа не повинна містити більше 200-250 листів. При необхідності справу розділяють на декілька томів, частин.

1 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення. М.: Видавництво стандартів, 1998, с.з, п.71.

2 Там же, п.72.

3 Перехідним називається справа, документи якої відображають рішення питання, яке триває більш за один рік (статут фірми, кримінальна справа і так далі). Перехідна справа вноситься до номенклатури справ наступного року з тим же індексом.