Для забезпечення правильної систематизації документів в організації повинна складатися номенклатура справ. Номенклатура справ - «систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядке»1.

У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань. Номенклатура справ складається в останньому кварталі поточного року на наступний. Номенклатуру справ складає працівник служби ДОУ із залученням фахівців структурних підрозділів.

Формуляр номенклатури справ:

постійні реквізити «єдиного» бланка:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

змінні реквізити «єдиного» бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

підпис укладача (21);

гриф узгодження (22) 2;

гриф твердження (15).

У заголовку номенклатури справ указують «на_____год». Наприклад:

Текст номенклатури справ є таблицею з п'яти граф.

Змістовна частина тексту номенклатури справ групується по розділах.

Назвами розділів є найменування структурних підрозділів або напрямів діяльності фірми. Назви розділів нумеруються парами арабських цифр і указуються в графі 2. Наприклад:

01. Дирекція

02. Бухгалтерія і так далі

У графі 1 номенклатури справ указується діловодний індекс справи, який повинен включати порядковий номер розділу і порядковий номер заголовка справи в межах цього розділу. Наприклад: 01-05.

У графі 2 указують заголовки справ. Порядок розташування заголовків усередині розділу визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки організаційних документів, далі - розпорядливих і довідково-інформаційних (плани, звіти, акти, довідки і так далі) в порядку убування термінів зберігання. При складанні заголовків необхідно враховувати наступне:

заголовок має бути коротким, чітко сформульованим;

заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, що формуються в даній справі;

заголовки типу «Загальне листування», «Матеріали разниє» і тому подібне не допускаються.

Заголовок справи повинен складатися з наступних елементів:

найменування вигляду або різновиду документів;

найменування підприємства або структурного підрозділу;

кореспондент;

короткий зміст документів справи;

назва регіону, з яким пов'язаний зміст документів справи;

дати (період), до яких відносяться документи справи;

вказівка на копійность документа.

Заголовок може починатися з вказівки виду документів («Накази», «Протоколи») і різновиду документів (... «по основній діяльності» ... «засідань ради директорів»). Якщо як вид документів названі «Плани ...» або «Звіти ...», необхідно вказати періодичність і характер документів. Наприклад: «Річний фінансовий план» або «Квартальні звіти про збут продукції».

Заголовок може починатися із слів «Документи...» або «Матеріали...». В цьому випадку необхідно в дужках перерахувати основні види документів справи. Наприклад: «Матеріали науково-виробничої конференції (список учасників, порядок денний, тези доповідей, рішення)».

Заголовок може починатися із слова «Листування». В цьому випадку необхідно вказати, з ким і з якого питання вона ведеться. Якщо в справу поміщено листування з одним кореспондентом, його указують в заголовку. Наприклад: «Листування з фірмою «Захід» про постачання устаткування». Якщо в справі міститься листування з декількома однорідними кореспондентами, в заголовку їх не перераховують, а указують їх загальну видову назву. Наприклад: «Листування з підприємствами хімічної промисловості про закупівлю сировини». Якщо в справі міститься листування з декількома різнорідними кореспондентами, в заголовку їх не перераховують, а указують питання, по якому вона ведеться. Наприклад: «Листування про підготовку науково-практичної конференції».

У номенклатуру справ включаються довідкові картотеки і журнали реєстрації.

Графа 3 заповнюється після закінчення року, на який складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа 3 буде заповнена в 2001 році.

У графі 4 указується термін зберігання справи і посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ.

Терміни зберігання деяких документів дані в додатку.

У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про перехідні справи, про знищення справ, про місце зберігання оригіналу, «Справа не заведена» і так далі

При оформленні номенклатури справ в кожному розділі залишають резервні номери (вільне місце) для того, щоб була можливість внести до номенклатури заголовки справ, сформованих протягом року.

Номенклатуру справ підписує укладач. При необхідності оформляють гриф узгодження (22) з експертною комісією (ЕК). Зразкове положення про експертну комісію дане в додатку.

Номенклатуру справ затверджує керівник організації (15).

До початку календарного року слід перенести дані граф 1, 2, 4 на обкладинки справ, що заводяться.

Протягом календарного року необхідно формувати справи строго відповідно до номенклатури справ.

Після того, як рік закінчився, на початку наступного календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий запис про кількість заведених справ (додаток).

1 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення. М.: Видавництво стандартів, 1998, с.з, п.75.

2 Заповнюється при необхідності.