Підготовка справ до передачі на
зберігання в державні архівиЗакінчені діловодством справи постійного,
тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання і по особовому складу
повинні зберігатися в службі ДОУУ або в архіві організації протягом
трьох років, після чого вони підлягають передачі на державне зберігання.
Розпорядженням мера Москви від 19.10.93 № 595-рм встановлений розмір
штрафних санкцій, що накладаються об'єднанням «Мосгорархив» за порушення
чинного законодавства у архівній справі: 70 мінімальних окладів - за
втрату (загибель, незаконне знищення) справ постійного і довготривалого
зберігання (зокрема по особовому складу), 35 - за відмову від передачі
на державне зберігання, 28 - за недотримання термінів впорядкування
документів постійного і довготривалого термінів зберігання, а також за
невмотивовану відмову в допуску представників об'єднання «Мосгорархив»
до перевірки умов зберігання архівних документів і стану роботи з ними.
В процесі підготовки справ для передачі на державне архівне
зберігання необхідно:
1. Перегрупувати документи справи в хронологічній послідовності (з
01.01.00 по 31.12.00), розташовуючи документи в порядку прямої
хронології. Додатки від основних документів не відокремлюють.
2. Пронумерувати листи чорним графітним олівцем в правому верхньому
кутку арабськими цифрами. У кожному томі - крізна валова нумерація
листів. При нумерації листів необхідно мати на увазі наступне:
якщо лист формату A3 підшитий за середину, він нумерується як два
листи, якщо він підшитий за ліве поле - як один лист;
на листах, що є кресленням, малюнком, фотографією, номер
проставляється на обороті;
якщо в справу підшитий конверт з вкладеннями, то послідовно
нумеруються конверт, вкладення, потім черговий лист справи.
3. Видалити канцелярські скріпки і скріпки степлера.
4. Скласти засвідчувальний напис справи (приложение).
