Відомості підсумкового запису про кількість заведених справ лежать в основі проведення експертизи цінності документів. Роботу по організації і проведенню експертизи цінності документів повинна проводити експертна комісія (ЕК) організації, що постійно діє. Зразкове положення про експертну комісію дане в додатку. Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання документів повинна проводитися щорічно. Відбір документів постійного терміну зберігання проводиться на підставі номенклатури справ з обов'язковим поаркушевим переглядом справ. При поаркушевому перегляді підлягають вилученню дублюючі екземпляри, чернетки, неоформленниє копії документів і документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. По документах, терміни зберігання яких не встановлені державним або галузевими переліками, експертна комісія ухвалює самостійне рішення.

В результаті роботи експертної комісії формуються чотири групи документів з різними термінами зберігання:

що підлягають постійному зберіганню в державних архівах;

що підлягають тимчасовому (понад 10 років) зберіганню у відомчому архіві (документи по особовому складу);

що підлягають тимчасовому (до 10 років включно) зберіганню;

що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням терміну зберігання.

За наслідками експертизи складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і акти про виділення до знищення документів з минулими термінами зберігання (додаток). У акт про знищення включаються справи, термін зберігання яких закінчився до 01 січня того року, в якому складений акт. При визначенні терміну зберігання значення має тільки рік закладу справи, місяць до уваги не береться. (Справа «Листування...», заведене в січні 1999 року і справа «Листування ...», заведене в грудні 1999 року мають бути знищені в 2003 році).

Знищувати документи без складання актів про виділення документів до знищення категорично забороняється.

1 Назва Переліку з вказівкою термінів зберігання документів і його вихідні дані. Діє Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств з вказівкою термінів зберігання. М., 1989.